INTERES PUBLIC
Actualizare 25.03.2022
Solicitari de clarificari si raspunsuri cu privire la documentatia de atribuire a contractului „ Servicii organizare „Conferința ROStartup” in data de 14.04.2022, in Municipiul Bucuresti”
Solicitare de clarificari inregistrata la achizitor cu nr.2648/24.03.2022:
In vederea participarii la achizitii de servicii pentru Servicii organizare „Conferinta ROStartup” in data de 14.04.2022, in Municipiul Bucuresti”, va rog sa clarificati:
– minim 10 ecrane led din care ecranul central sa aibă suprafata aproximativa de 8 metri lungime si 5 metri lățime si un pixel pitch de maxim 3,9 milimetri, rezolutie min HD;
Ce dimensiune trebuie sa aiba celelalte ecrane?
Raspuns:
Avand in vedere serviciile de realizare ale materialului video animat de promovare solicitate, celelalte 9 ecrane led necesare prezentarii acestuia, ar trebui sa fie de aproximativ L xl=7 x 7 m, pixel pitch de maxim 3,9 milimetri, rezolutie min HD .
–––––––––
Solicitare clarificare inregistrata la achizitor cu nr. 2685/25.03.2022 (referitor la raspunsul la solicitarea de clarificare nr.2648/24.03.2022):
Putem construi un ecran de 7x7m insa va fi un format foarte atipic, va fi exact un patrat, cu aspectul 1:1, nicidecum un aspect apropiat de 16:9, cum este cel central de 8x5m.
Prin urmare, fiecare ecran din cele 9 trebuie sa fie de 7x7m sau daca un ecran de 7x7m in care sa punem 9 semnale de imagine?
Daca se doresc 9 ecrane de 7x7m adica 9x49mp = 441mp + cei 40mp de la ecranul central, adica un total de 481 metri patrati de led iar noi avem o sala de 850 mp (conform caiet de sarcini). Adica jumatate din capacitatea salii va fi ocupata de ecrane, practic nu vom mai avea loc pentru celelalte cerinte…aranjament sala, zona de expozitie , zona catering etc. Va solicitam sa clarificati explicit dimensiunea ecranelor, astfel incat sa nu se lase loc de interpretari si presupuneri.
Se va da acelasi semnal pe toate ecranele sau fiecare ecran va avea semnalul lui ?
Raspuns:
Sunt necesare minim 10 ecrane led din care ecranul central sa aibă suprafata aproximativa de 8 metri lungime si 5 metri lățime si un pixel pitch de maxim 3,9 milimetri, rezolutie min HD, iar celelalte minim 9 ecrane sa aiba suprafata aproximativa de 7 x7 m, de maxim 640 x 640 Px . Sala de minim 850 mp, ar trebui sa aiba o inaltime suficienta sa permita amplasarea acestora, astfel incat sa permita amenajarea zonelor conform solicitarii.
Continutul redat in ecrane va diferi pe parcursul evenimentului. Vor fi momente in care va fi redata aceeasi grafica in mai multe ecrane, respectiv vor fi momente in care fiecare ecran va reda continut diferit fata de celelalte (semnal diferit).
–––––––––
Solicitare clarificare inregistrata la achizitor cu nr.2679/24.03.2022:
1. In cazul in care hotelul are o capacitate mai mica de locuri decat cele 200 solicitate, se poate lua in calcul o parcare publica din imediata vecinatate?
Raspuns:
Poate fi luata in calcul o parcare publica, din imediata apropiere a locului de desfasurare a Conferintei ( maxim 10 minute de mers pe jos), in conditiile in care eventualele costuri ale parcarii sunt incluse in valoarea serviciilor de inchiriere si amenajare sala cu dotarile corespunzatoare, precizate in caietul de sarcini. Propunerea tehnica va contine detalii cu privire la aceste aspecte.
2. Daca data de 14 aprilie este clara sau poate suferi modificari?
Raspuns:
Data de 14 aprilie 2022 este ferma, in conditiile in care nu exista masuri legislative/guvernamentale (cauzate de conditii pandemie, razboi, etc) de instituire a starii de urgenta la nivel de tara/ localitate.
–––––––––
Solicitare clarificare inregistrata la achizitor cu nr.2622/23.03.2022:
1. Va rugam sa ne clarificati cu cate zile inainte de eveniment se poate active aceasta clauza?pentru a putea rezerva/securiza locatie, prestatorul are la randul lui cluaze de reziliere si plateste un avans si penalitati.
*In situatia in care, urmare a masurilor guvernamentale instituite la nivel de oras/tara, va fi imposibila organizarea acestui eveniment, autoritatea contractanta va putea denunta unilateral contractul de prestari servicii, sub conditia notificarii prestatorului cu cel putin 1 zi inainte de momentul rezilierii.
Raspuns:
Cel mai tarziu cu 1 zi inainte de eveniment se poate activa clauza de denuntare unilaterala avand in vedere situatiile de urgenta instituite de entitatile abilitate la nivel de tara/ localitate. Asemenea situatii presupun ca orice alti potentiali parteneri/clienti trebuie sa respecte masurile impuse.
2. Capacitate sala- va rugam sa ne confirmati ca sala ofertata trebuie sa poata acomoda maximum 1.000 persoane ca clauza de descalificare sau se pot oferta si Sali cu capacitate mai mica(500-600 persoane)?
Raspuns:
Sala/ locatia propusa, trebuie sa indeplineasca cerintele tehnice minime din caietul de sarcini, punctul 1 Servicii inchiriere si amenajare sala cu dotarile corespunzatoare, respectiv:
- „suprafața locație: minim 850 mp;
- capacitate locație: minim 300 persoane- maxim 1000 persoane, pentru a găzdui numărul comunicat de participanţi pentru eveniment, în condiţii bune, fără a fi aglomerat”
Consideram ca o sala cu o capacitate mai mica nu ar putea permite amenajarea ei cu o zona expozitionala, cu o zona principala unde se vor derula sesiunile plenare si workshopurile dedicate Conferintei si cu o zona de catering, asa cum sunt ele detaliate in Caietul de Sarcini.
3. In data de 13 aprilie 2022, Prestatorul va realiza montajul si probele necesare pentru echipamentele solicitate in vederea organizării Conferinței ROStartup ce se va desfășura pe 14 aprilie 2022.
Pentru a putea face montajul si probele necesare din data de 13 aprilie este necesara inchirierea salii pentru minim alte 6 -8 h. Va rog sa ne confirmati acest lucru.
Raspuns:
Propunerea tehnica depusa de ofertanti trebuie sa raspunda la toate cerintele tehnice minime solicitate, in acest caz, la punctul 1 Servicii inchiriere si amenajare sala cu dotarile corespunzatoare. Toate costurile privind serviciile solicitate, se considera a fi incluse in pretul contractului. Propunerea tehnica va contine detalii cu privire la aceste aspecte. Se doreste in acest fel eliminarea oricarei probleme tehnice care ar putea interveni pe parcursul derularii evenimentului.
4. Serviciile cazare speaker se pot face si la hotelul in care are loc conferinta?
Raspuns:
Serviciile de cazare pot fi asigurate la hotelul propus, daca toate cerintele tehnice minime din caietul de sarcini, de la punctul 1. Servicii inchiriere si amenajare sala cu dotarile corespunzatoare, sunt indeplinite.
22.03.2022 – Invitatie de participare cu oferta in vederea achizitiei de Servicii organizare „Conferinta ROStartup” in data de 14.04.2022, in Municipiul Bucuresti”, CPV 79952000-2
1) Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est, avand sediul in Piatra Neamt, jud. Neamt, str. Lt. Draghescu nr. 9, telefon/ fax: 0233-218071/2, initiaza Procedura Proprie in vederea incheierii contractului de achizitie publica „ Servicii organizare „Conferinta ROStartup” in data de 14.04.2022, in Municipiul Bucuresti”.
2) Obiectul contractului il reprezinta achizitia de servicii in scopul organizarii Conferintei ROStartup:
– Inchiriere si amenajare sala de eveniment;
– Servicii catering ( 2 x pauze cafea, 1 x pranz si 1x cina);
– Servicii foto- video;
– Realizare materiale promovare;
– Servicii realizare videoclip animat de promovare;
– Realizare panouri de semnalizare;
– Servicii publicare articol de promovare online;
– Decont remuneratie speakeri/ facilitatori;
– Servicii cazare in perioada 13-15 aprilie 2022;
– Decont transport aerian intern si international;
– Decont transport intern (combustibil);
– Servicii restaurant pentru data de 13 aprilie 2022 si pentru data de 14 aprilie 2022;
– Servicii interpretare simultana limba engleza.
3) Data si ora limita stabilite pentru depunerea ofertelor: 28.03.2022, ora 8:00;
4) Limba ofertei: Limba romana;
5) Adresa de e-mail la care se transmit ofertele: monica.lutz@adrnordest.ro. De pe aceasta adresa de e-mail se vor transmite eventualele solicitari de clarificare si comunicarile privind rezultatul achizitiei.
6) Calendarul estimativ al procedurii:
– Data de deschidere a ofertelor: 28.03.2022, ora 09:00;
– Perioada estimata de evaluare a ofertelor (dupa solicitarea clarificari si primirea raspunsurilor, daca este cazul): 28.03.2022-31.03.2022;
– Data estimata de semnare a contractului: 01.04.2022.
7) Perioada de timp in care ofertantul trebuie sa isi mentina oferta valabila: pana la semnarea contractului;
8) Criteriul de atribuire: pretul cel mai scazut in conditiile respectarii cerintelor minime din Caietul de sarcini.
9) Nu se accepta oferte alternative.
10) Valoarea estimata a achizitiei publice: 332.481,00 lei fara TVA.
Sursa de finantare: surse proprii.
11) Documente de calificare obligatorii solicitate (conform anexa):
a) Formularul 2 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016
b) Formularul 3 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016;
c) Formularul 4 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016;
d) Formularul 5 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016;
e) Certificatul constatator emis de ONRC sau documente relevante care sa dovedeasca forma de inregistrare si, dupa caz, de atestare ori de apartenenta din punct de vedere profesional (din care trebuie sa rezulte ca operatoul economic are capacitatea profesionala de a realiza activitatile ce fac obiectul contractului). Informatiile cuprinse in aceste documente vor fi reale si actuale la data prezentarii. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul/codurile CAEN din Certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului.
Atentie! Daca este cazul, documentele precizate la lit. a) – e) se vor prezenta si pentru eventualii ofertanti asociati/ subcontractanti, insotite de acordurile de subcontractare/asociere.
12) Prevederile de la punctele 1) – 11) se completeaza, in situatii incidente, cu dispozitiile Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice si HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice si cu dispozitiile Codului de procedura civila.
Oferta tehnico-financiara depusa va contine cel putin urmatoarele documente:
- Formularul 6 – Declaratie privind respectarea reglementarilor obligatorii in domeniile mediului, social si al relatiilor de munca si protectia muncii
- Formularul 7 – Declaratie privind acceptarea Modelului de contract
- Formularul 10 – Formular de Oferta
Anexa la Formularul 10 – Propunere Financiara detaliata - Formularul 11 – Formular Propunere tehnica
- Orice documente pe care ofertantul le considera relevante in evaluarea ofertei
Documentele ofertei (documentele de calificare, propunerea tehnica, propunerea financiara etc.) vor fi semnate de catre reprezentantul legal al ofertantului sau de catre persoana imputernicita in acest scop si se vor transmite pe adresa de e-mail: monica.lutz@adrnordest.ro (precizata la pct. 5).
Documente suport:
Caiet de sarcini
Formulare si Modele
Model de Contract
Reguli aplicabile in desfasurarea procedurii proprii
