[actualizat] Achizitie servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) a personalului angajat al ADR Nord-Est

ACTUALIZAT 02.11.2023

Solicitare de clarificari din 02.11.2023, ora 15:31, inregistrata la ADR Nord-Est cu nr. 8735/02.11.2023
In urma analizei solicitarilor din caietul de sarcini pentru achizitia “Servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) a personalului angajat al ADR Nord-Est in perioada 17.11-19.11.2023” nu identificam locatii disponibile care sa indeplineasca cerintele impuse .
Va rog sa studiati posibilitatea modificarii perioadei de desfasurare a evenimentului cu o data ulterioara, pana la finalul lunii noiembrie, intrucat unitatile hoteliere care ar raspunde cerintelor din caietul de sarcini nu au dipsonibilitate in perioada solicitata.

Raspuns autoritate contractanta:
Se modifica perioada de desfasurare a intalnirii anuale (team-building) a personalului angajat al ADR Nord-Est, astfel ca “perioada 17.11.2023-19.11.2023” devine “ perioada 24.11.2023-26.11.2023”.

Totodata autoritatea contractanta aduce modificari la documentatia de atribuire astfel:
– Oriunde este cazul , in documentatia de atribuire, se elimina sintagma “ cu componenta de formare ( exclusa componenta recreativa)”.
– Toata documentatia de atribuire se modifica in mod corespunzator si este anexata Invitatiei de participare de mai jos:

Invitatie de participare cu oferta in vederea in atribuirii contractului “Servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) a personalului angajat al ADR Nord-Est”, coduri CPV: 55100000-1 Servicii hoteliere; 55120000-7 Servicii de reuniuni si conferinte organizate la hotel; 55300000-3 Servicii de restaurant si de servire a mancarii; 79951000-5 Servicii de organizare de seminarii; 60170000-0 Inchiriere de vehicule de transport de persoane cu sofer

1) Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est, avand sediul in Piatra Neamt, jud. Neamt, str. Lt. Draghescu nr. 9, telefon/ fax: 0233-218071/2, initiaza Procedura Proprie in vederea incheierii contractului de achizitie publica “Servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) a personalului angajat al ADR Nord-Est”.

Obiectul contractului il reprezinta achizitia de servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) in perioada 24.11.2023-26.11.2023, pentru un numar de minim 150 participanti – maxim 240 participanti, constand in urmatoarele:
• servicii de team-building in data de 25.11.2023;
• servicii de restaurant, respectiv asigurare 1 cina in data de 24.11.2023, 1 pranz si 1 cina festiva in data de 25.11.2023;
• servicii de cazare cu mic dejun inclus pentru 2 nopti (check-in 24.11.2023 – check-out 26.11.2023);
• servicii inchiriere mijloace de transport cu sofer (plecare in data de 24.11.2023 din Piatra Neamt la locul de desfasurare a intalnirii, intoarcere in Piatra Neamt in data de 26.11.2023 de la locul de desfasurare a intalnirii).

2) Data si ora limita stabilite pentru depunerea ofertelor: 08.11.2023, ora 23:55;

3) Limba ofertei: Limba romana;

4) Adresa de e-mail la care se transmit ofertele: monica.lutz@adrnordest.ro. De pe aceasta adresa de e-mail se vor transmite eventualele solicitari de clarificare si comunicarile privind rezultatul achizitiei.

5) Calendarul estimativ al procedurii:
– Data de deschidere a ofertelor: 09.11.2023, ora 10:00;
– Data estimata de evaluare a ofertelor (dupa solicitarea de clarificari si primirea raspunsurilor, daca este cazul): 09.11.2023-15.11.2023
– Data estimata de semnare a contractului: maxim 17.11.2023.

6) Perioada de timp in care ofertantul trebuie sa isi mentina oferta valabila: pana la semnarea contractului;

7) Criteriul de atribuire: pretul cel mai scazut in conditiile respectarii cerintelor minime din Caietul de sarcini. In cazul in care, in urma stabilirii clasamentului conform criteriului de atribuire „pretul cel mai scazut”, doua sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, avand preturi egale, comisia de evaluare va solicita, prin clarificari, noi propuneri financiare. Ofertantii vor transmite documente care contin noi preturi, oferta care va fi desemnata castigatoare fiind cea cu propunerea financiara cea mai mica.

8) Nu se accepta oferte alternative.

9) Valoarea totala estimata a contractului de prestari servicii este de 280.900 lei, fara TVA, dupa cum urmeaza:
• 189.600 lei, fara TVA, avand ca sursa de finantare proiectul „Sprijin financiar acordat ADR Nord-Est in calitate de AM pentru implementarea PR Nord-Est 2021-2027 in perioada 2022-2023”, cod SMIS 161747;
• 91.300 lei, fara TVA, din surse proprii.

10) Conditii de calificare:
a) Neincadrarea in situatiile prevazute la art. 60 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016)
b) Neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
c) Neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
d) Neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
e) Ofertantul trebuie sa aiba capacitatea profesionala de a realiza activitatile ce fac obiectul contractului. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul/codurile CAEN din Certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului.
f) Ofertantul trebuie sa aiba experienta in organizarea si derularea activitatilor de tip team-building pentru grupuri de minim 150 persoane, la nivelul unui contract, derulat in ultimii 5 ani, raportat la data limita de depunere a ofertelor. Documentele care fac dovada indeplinirii cerintei privind experienta similara sunt urmatoarele, fara a se limita la: copii ale unor parti relevante ale contractului incheiat cu beneficiari publici/privati, insotite de certificate de predare-primire/recomandari/procese-verbale de receptie/certificate constatatoare, privind indeplinirea obligatiilor contractuale. Acestea se depun odata cu oferta.

11) Prevederile de la punctele 1) – 11) se completeaza, in situatii incidente, cu dispozitiile Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice si HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice si cu dispozitiile Codului de procedura civila.

12) Caietul de sarcini, care contine specificatiile tehnice minime si obligatorii, pe care operatorul economic are obligatia de a le respecta in intocmirea ofertei precum si alte documente necesare pentru achizitia in cauza, sunt publicate pe site-ul https://www.adrnordest.ro/informatii-de-interes-public/anunturi-achizitii-publice/ si in sectiunea Publicitate Anunturi din SEAP (https://e-licitatie.ro/ )

13) Oferta depusa va contine, obligatoriu, cel putin urmatoarele documente:
> Formularul 1 – Imputernicire (daca este cazul);
> Formularul 2 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 3 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 4 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 5 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 6 – Declaratie privind respectarea reglementarilor obligatorii in domeniile mediului, social si al relatiilor de munca si protectia muncii;
> Formularul 7 – Declaratie privind acceptarea Modelului de contract;
> Formularul 8 – Model Acord de Subcontractare (daca este cazul);
> Formularul 9 – Model Acord de Asociere (daca este cazul);
> Formularul 10 – Formular de Oferta si Anexa la Formularul 10 – Propunere Financiara detaliata;
> Formularul 11 – Formular Propunere tehnica si documentele solicitate prin caietul de sarcini;
> Certificatul constatator emis de ONRC sau documente relevante care sa dovedeasca forma de inregistrare si, dupa caz, de atestare ori de apartenenta din punct de vedere profesional (din care trebuie sa rezulte ca operatorul economic are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului). Informatiile cuprinse in aceste documente vor fi reale si actuale la data prezentarii.
> Ofertantul trebuie sa prezinte documente justificative privind experienta in organizarea si derularea activitatilor de tip team-building pentru grupuri de minim 150 persoane, la nivelul unui contract, derulat in ultimii 5 ani, raportat la data limita de depunere a ofertelor. Documentele care fac dovada indeplinirii cerintei privind experienta similara sunt urmatoarele, fara a se limita la: copii ale unor parti relevante ale contractului incheiat cu beneficiari publici/privati, insotite de certificate de predare-primire/recomandari/procese-verbale de receptie/certificate constatatoare, privind indeplinirea obligatiilor contractuale.
> Orice documente pe care ofertantul le considera relevante in evaluarea ofertei.

Atentie!
Daca este cazul, Formularele 2, 3, 4, 5 si 6 se vor prezenta si pentru eventualii ofertanti asociati/ subcontractanti, insotite de acordurile de subcontractare/asociere.
Documentele ofertei (documentele de calificare, propunerea tehnica, propunerea financiara etc.) vor fi semnate de catre reprezentantul legal al ofertantului sau de catre persoana imputernicita in acest scop si se vor transmite pe adresa de e-mail: monica.lutz@adrnordest.ro (precizata la pct. 5).

Documente suport
Caiet de sarcini [ACTUALIZAT 02.11.2023]
Formulare si Modele [ACTUALIZAT 02.11.2023]
Model de Contract [ACTUALIZAT 02.11.2023]
Reguli aplicabile in desfasurarea procedurii proprii [ACTUALIZAT 02.11.2023]

26.10.2023

! DOAR PENTRU CONSULTARE

Invitatie de participare cu oferta in vederea in atribuirii contractului “Servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) a personalului angajat al ADR Nord-Est in perioada 17.11-19.11.2023”, coduri CPV: 55100000-1 Servicii hoteliere; 55120000-7 Servicii de reuniuni si conferinte organizate la hotel; 55300000-3 Servicii de restaurant si de servire a mancarii; 79951000-5 Servicii de organizare de seminarii; 60170000-0 Inchiriere de vehicule de transport de persoane cu sofer

1) Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est, avand sediul in Piatra Neamt, jud. Neamt, str. Lt. Draghescu nr. 9, telefon/ fax: 0233-218071/2, initiaza Procedura Proprie in vederea incheierii contractului de achizitie publica “Servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) a personalului angajat al ADR Nord-Est in perioada 17.11-19.11.2023”.

Obiectul contractului il reprezinta achizitia de servicii de organizare a intalnirii anuale (team-building) in perioada 17.11.2023-19.11.2023, pentru un numar de minim 150 participanti – maxim 240 participanti, constand in urmatoarele:
– servicii de formare si dezvoltare a echipei ADR Nord-Est (servicii de team-building) in data de 18.11.2023;
– servicii de restaurant, respectiv asigurare 1 cina in data de 17.11.2023, 1 pranz si 1 cina festiva in data de 18.11.2023;
– servicii de cazare cu mic dejun inclus pentru 2 nopti (check-in 17.11.2023 – check-out 19.11.2023);
– servicii inchiriere mijloace de transport cu sofer (plecare in data de 17.11.2023 din Piatra Neamt la locul de desfasurare a intalnirii, intoarcere in Piatra Neamt in data de 19.11.2023 de la locul de desfasurare a intalnirii).

2) Data si ora limita stabilite pentru depunerea ofertelor: 02.11.2023, ora 23:55;

3) Limba ofertei: Limba romana;

4) Adresa de e-mail la care se transmit ofertele: monica.lutz@adrnordest.ro. De pe aceasta adresa de e-mail se vor transmite eventualele solicitari de clarificare si comunicarile privind rezultatul achizitiei.

5) Calendarul estimativ al procedurii:
– Data de deschidere a ofertelor: 03.11.2023, ora 10:00;
– Data estimata de evaluare a ofertelor (dupa solicitarea de clarificari si primirea raspunsurilor, daca este cazul): 06.11.2023 – 09.11.2023
– Data estimata de semnare a contractului: maxim 13.11.2023.

6) Perioada de timp in care ofertantul trebuie sa isi mentina oferta valabila: pana la semnarea contractului;

7) Criteriul de atribuire: pretul cel mai scazut in conditiile respectarii cerintelor minime din Caietul de sarcini. In cazul in care, in urma stabilirii clasamentului conform criteriului de atribuire „pretul cel mai scazut”, doua sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, avand preturi egale, comisia de evaluare va solicita, prin clarificari, noi propuneri financiare. Ofertantii vor transmite documente care contin noi preturi, oferta care va fi desemnata castigatoare fiind cea cu propunerea financiara cea mai mica.

8) Nu se accepta oferte alternative.

9) Valoarea totala estimata a contractului de prestari servicii este de 280.900 lei, fara TVA, dupa cum urmeaza:
• 189.600 lei, fara TVA, avand ca sursa de finantare proiectul „Sprijin financiar acordat ADR Nord-Est in calitate de AM pentru implementarea PR Nord-Est 2021-2027 in perioada 2022-2023”, cod SMIS 161747;
• 91.300 lei, fara TVA, din surse proprii.

10) Conditii de calificare:
a) Neincadrarea in situatiile prevazute la art. 60 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016)
b) Neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
c) Neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
d) Neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
e) Ofertantul trebuie sa aiba capacitatea profesionala de a realiza activitatile ce fac obiectul contractului. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul/codurile CAEN din Certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului.
f) Ofertantul trebuie sa aiba experienta in organizarea si derularea activitatilor de tip team-building cu componenta de formare ( exclusa componenta recreativa) pentru grupuri de minim 150 persoane, la nivelul unui contract, derulat in ultimii 5 ani, raportat la data limita de depunere a ofertelor. Documentele care fac dovada indeplinirii cerintei privind experienta similara sunt urmatoarele, fara a se limita la: copii ale unor parti relevante ale contractului incheiat cu beneficiari publici/privati, insotite de certificate de predare-primire/recomandari/procese-verbale de receptie/certificate constatatoare, privind indeplinirea obligatiilor contractuale. Acestea se depun odata cu oferta.

11) Prevederile de la punctele 1) – 11) se completeaza, in situatii incidente, cu dispozitiile Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice si HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice si cu dispozitiile Codului de procedura civila.

12) Caietul de sarcini, care contine specificatiile tehnice minime si obligatorii, pe care operatorul economic are obligatia de a le respecta in intocmirea ofertei precum si alte documente necesare pentru achizitia in cauza, sunt publicate pe site-ul https://www.adrnordest.ro/informatii-de-interes-public/anunturi-achizitii-publice/ si in sectiunea Publicitate Anunturi din SEAP (https://e-licitatie.ro/ )

13) Oferta depusa va contine, obligatoriu, cel putin urmatoarele documente:
> Formularul 1 – Imputernicire (daca este cazul);
> Formularul 2 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 3 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 4 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 5 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 6 – Declaratie privind respectarea reglementarilor obligatorii in domeniile mediului, social si al relatiilor de munca si protectia muncii;
> Formularul 7 – Declaratie privind acceptarea Modelului de contract;
> Formularul 8 – Model Acord de Subcontractare (daca este cazul);
> Formularul 9 – Model Acord de Asociere (daca este cazul);
> Formularul 10 – Formular de Oferta si Anexa la Formularul 10 – Propunere Financiara detaliata;
> Formularul 11 – Formular Propunere tehnica si documentele solicitate prin caietul de sarcini;
> Certificatul constatator emis de ONRC sau documente relevante care sa dovedeasca forma de inregistrare si, dupa caz, de atestare ori de apartenenta din punct de vedere profesional (din care trebuie sa rezulte ca operatorul economic are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului). Informatiile cuprinse in aceste documente vor fi reale si actuale la data prezentarii.
> Documente justificative privind experienta similara in organizarea si derularea activitatilor de tip team-building cu componenta de formare ( exclusa componenta recreativa) pentru grupuri de minim 150 persoane, la nivelul unui contract, derulat in ultimii 5 ani, raportat la data limita de depunere a ofertelor. Documentele care fac dovada indeplinirii cerintei privind experienta similara sunt urmatoarele, fara a se limita la: copii ale unor parti relevante ale contractului incheiat cu beneficiari publici/privati, insotite de certificate de predare-primire/recomandari/procese-verbale de receptie/certificate constatatoare, privind indeplinirea obligatiilor contractuale.
> Orice documente pe care ofertantul le considera relevante in evaluarea ofertei.

Atentie!
Daca este cazul, Formularele 2, 3, 4, 5 si 6 se vor prezenta si pentru eventualii ofertanti asociati/ subcontractanti, insotite de acordurile de subcontractare/asociere.
Documentele ofertei (documentele de calificare, propunerea tehnica, propunerea financiara etc.) vor fi semnate de catre reprezentantul legal al ofertantului sau de catre persoana imputernicita in acest scop si se vor transmite pe adresa de e-mail: monica.lutz@adrnordest.ro (precizata la pct. 4).

Documente suport
Caiet de sarcini
Formulare si Modele
Model de Contract
Reguli aplicabile in desfasurarea procedurii proprii